Chủ toà nhà, ban quản lý văn phòng cho thuê, co-working
Phần mềm quản lý toà nhà văn phòng cho thuê — tiền thuê và phí dịch vụ tách nhau
Ở một toà nhà văn phòng, tiền thuê thường thu theo lịch hợp đồng — theo quý, theo mốc ký, có khi ứng trước — còn điện nước và phí dịch vụ thì chốt theo tháng. Ép cả hai vào cùng một kỳ là lý do các bảng tính văn phòng luôn có một sheet phụ chép tay.
SmartHome cho bạn tách hai dòng tiền đó: kỳ hàng tháng chỉ chốt dịch vụ và điện nước, còn tiền thuê có lịch thu riêng theo từng hợp đồng. Cả hai vẫn nằm trên cùng một bảng công nợ theo khách thuê, và hoá đơn VAT được phát hành đúng kỳ cho khách doanh nghiệp.
Hoá đơn kỳ 20/07 → 20/08
Phòng 201 · Nhà trọ Bình Thạnh
| Khoản | Cách tính | Số tiền |
|---|---|---|
| Tiền phòng | 1 tháng | 2.500.000đ |
| Điện | 84 kWh, giá bậc thang | 181.770đ |
| Nước | 4 m³ × 35.000 | 140.000đ |
| Phí dịch vụ | 25 m² × 4.000 | 100.000đ |
| Gửi xe | 2 vé × 90.000 | 180.000đ |
| VAT 8%chỉ hợp đồng có yêu cầu hoá đơn đỏ | — | 0đ |
| Tổng phải thu | 3.101.770đ |
Việc bạn đang làm bằng tay, và cách hệ thống làm thay
Trước khi dùng SmartHome
- Tiền thuê thu theo lịch hợp đồng, phí dịch vụ thu theo tháng — hai dòng tiền lệch nhau
- Khách thuê là doanh nghiệp, tháng nào cũng cần hoá đơn VAT đúng kỳ
- Công nợ theo từng khách thuê, không phải theo từng phòng
- Nhân viên lễ tân nhập số, kế toán cần biết ai đã sửa gì
Sau khi dựng cơ sở trong hệ thống
- Tách tiền thuê ra khỏi kỳ thu dịch vụ: mỗi khách một lịch thu theo hợp đồng
- Hoá đơn có VAT với thuế suất khai báo được, chốt vào hoá đơn khi phát hành
- Điện nước theo công-tơ riêng của từng mặt bằng, hỗ trợ công-tơ dùng chung
- Tài khoản nhân viên từ gói Business: xem toàn bộ, xuất hoá đơn, không sửa
Tiền thuê theo hợp đồng, dịch vụ theo kỳ
| Tiêu chí | Tiền thuê thu trong kỳ | Tiền thuê thu riêng (khuyến nghị cho văn phòng) |
|---|---|---|
| Hoá đơn hằng tháng gồm | Tiền thuê + điện nước + dịch vụ + xe | Điện nước + dịch vụ + xe |
| Tiền thuê | Nằm trong hoá đơn kỳ | Lịch thu riêng theo hợp đồng |
| Phù hợp với | Nhà trọ, KTX, căn hộ thu trọn gói theo tháng | Văn phòng, mặt bằng, khách doanh nghiệp trả theo quý |
| Tên gọi trong CRM | Kỳ thu tiền | Kỳ thu tiền dịch vụ + trang Tiền thuê |
Vì sao tên gọi đổi theo cấu hình
Công-tơ riêng, công-tơ chung — đều tính được
- Mỗi mặt bằng có công-tơ điện và nước riêng của nó
- Hai mặt bằng dùng chung một đồng hồ: khai báo công-tơ dùng chung, hệ thống chia phần tiêu thụ
- Chỉ số nhập là số tuyệt đối trên mặt đồng hồ, tiêu thụ do hệ thống trừ
- Thay đồng hồ giữa kỳ: tick “đã thay công-tơ” để không ra số âm
- Ảnh mặt đồng hồ lưu kèm chỉ số, làm bằng chứng khi khách thuê thắc mắc
Chi tiết ở hướng dẫn chỉ số điện nước.
| Phòng | Đầu kỳ | Cuối kỳ | Tiêu thụ | Ảnh |
|---|---|---|---|---|
| 201 | 4.812 | 4.896 | 84 kWh | Đã có |
| 202 | 2.140 | 2.171 | 31 kWh | Đã có |
| 203 | 5.006 | 5.402 | 396 kWh | Đã có |
| 204 | 1.288 | — | — | — |
Phòng 203: Tăng 4,7× so với 3 kỳ trước
Phòng 204: Chưa nhập
Ai nhập số, ai sửa số, và khi nào số bị khoá
Khoá sau khi phát hành
Chỉ số của kỳ đã chốt không sửa được. Muốn sửa, bạn phải mở lại kỳ — một hành động có chủ ý, được ghi nhận.
Phát hành lại không nhân bản
Việc phát hành là idempotent theo từng hợp đồng: bấm lại nhiều lần cũng không tạo hoá đơn trùng cho cùng một khách.
Phân quyền & nhật ký sắp mở
Tài khoản nhân viên có sẵn từ gói Business: nhân viên xem được toàn bộ dữ liệu và xuất hoá đơn, không sửa được gì. Nhật ký thao tác đang được hoàn thiện.
Câu hỏi thường gặp — toà nhà văn phòng
Được. Trong cấu hình cơ sở, tắt tuỳ chọn tính tiền thuê trong kỳ. Kỳ hàng tháng khi đó chỉ chốt điện nước, phí dịch vụ và vé xe, trong khi trang Tiền thuê giữ lịch thu riêng theo từng hợp đồng — theo tháng, theo quý hoặc theo mốc bạn khai báo.
Bật yêu cầu hoá đơn đỏ trên hợp đồng của khách đó. Hệ thống cộng VAT theo thuế suất bạn khai báo và chốt thuế suất vào hoá đơn khi phát hành, nên hoá đơn đã phát hành không thay đổi nếu chính sách thuế đổi sau đó.
Được. Mỗi mặt bằng có công-tơ điện và nước riêng; với trường hợp hai mặt bằng dùng chung một đồng hồ, bạn khai báo công-tơ dùng chung và hệ thống chia phần tiêu thụ giữa các mặt bằng liên quan.
Từ gói Business, mỗi nhân viên có tài khoản riêng và quyền cố định: xem toàn bộ số liệu, xuất hoá đơn, nhưng không sửa được chỉ số hay bảng giá — nên không có chuyện hai người cùng sửa một ô. Nhật ký thao tác đang hoàn thiện. Ngoài ra, chỉ số của một kỳ tự khoá sau khi phát hành hoá đơn và chỉ mở lại khi bạn chủ động mở kỳ.
Có. Hoá đơn gắn với hợp đồng, hợp đồng gắn với khách thuê, nên công nợ tổng hợp được theo khách thuê — kể cả khi một khách thuê nhiều mặt bằng trong cùng toà. Báo cáo công nợ và sổ quỹ đều xuất được ra Excel.
Xem thêm hướng dẫn sử dụng hoặc bảng giá chi tiết.
Bắt đầu với toà nhà văn phòng của bạn
Gửi chúng tôi file Excel hoặc ảnh sổ tay. Cơ sở đầu tiên được nhập giúp miễn phí, bạn chỉ việc đối chiếu hoá đơn hệ thống tính ra với sổ cũ.