Chủ dãy trọ, nhà cho thuê 5 – 200 phòng
Phần mềm quản lý nhà trọ đúng cách thu tiền của chủ trọ Việt Nam
Một dãy trọ 20 phòng có khoảng 20 chỉ số điện, 20 chỉ số nước, vài chục vé xe và một danh sách ai đã trả — ai chưa. Làm bằng sổ hay Excel thì việc đó không khó, chỉ dài: mỗi tháng vài giờ bấm máy tính và một hai lần tính sai phải trả lại tiền.
SmartHome bỏ phần dài đó đi. Bạn nhập chỉ số cuối kỳ, hệ thống dựng bảng tính cho từng phòng theo đúng bảng giá đang hiệu lực, bạn đối chiếu rồi phát hành cả dãy một lần. Người thuê nhận thông báo kèm QR chuyển khoản; ai quá hạn thì hệ thống nhắc qua Zalo.
| Phòng | Đầu kỳ | Cuối kỳ | Tiêu thụ | Ảnh |
|---|---|---|---|---|
| 201 | 4.812 | 4.896 | 84 kWh | Đã có |
| 202 | 2.140 | 2.171 | 31 kWh | Đã có |
| 203 | 5.006 | 5.402 | 396 kWh | Đã có |
| 204 | 1.288 | — | — | — |
Phòng 203: Tăng 4,7× so với 3 kỳ trước
Phòng 204: Chưa nhập
Việc bạn đang làm bằng tay, và cách hệ thống làm thay
Trước khi dùng SmartHome
- Cuối tháng ngồi bấm máy tính từng phòng, sai một số là mất cả buổi đối chiếu
- Ghi chỉ số điện nước bằng sổ, người thuê không tin con số đưa ra
- Đi gõ cửa từng phòng thu tiền, ai đã trả ai chưa trả chỉ nhớ trong đầu
- Không biết tháng này thực thu bao nhiêu, còn ai nợ bao nhiêu
Sau khi dựng cơ sở trong hệ thống
- Bảng nhập chỉ số một dòng một phòng, cảnh báo ngay khi số mới nhỏ hơn số cũ hoặc tăng vọt
- Giá điện bậc thang, giá nước theo m³ hoặc theo người, phí dịch vụ theo m² — đổi giá không làm sai hoá đơn cũ
- Vé xe tháng tính theo từng xe, tách xe máy điện và xe máy xăng
- Người thuê mở app Dormly là thấy chỉ số, ảnh công-tơ và số tiền phải trả
Sáu bước cho cả dãy trọ, không phải cho từng phòng
- 1Chủ trọ
Nhập chỉ số điện nước
Một dòng một phòng, chỉ số đầu kỳ có sẵn. Hệ thống chặn số lùi, số 0 và mức tăng bất thường.
- 2Hệ thống
Rà vé xe & hợp đồng
Bước kiểm tra đầu vào đếm hợp đồng còn hiệu lực và vé xe đang tính tiền trong kỳ.
- 3Hệ thống
Xem trước từng phòng
Bảng tiền phòng, điện, nước, dịch vụ, xe, điều chỉnh, trước và sau VAT. Bấm một phòng để xem công thức.
- 4Chủ trọ
Phát hành hoá đơn
Nhập lại tổng tiền để xác nhận. Phát hành lại nhiều lần không tạo hoá đơn trùng.
- 5Người thuê
Người thuê nhận thông báo
Push trên app Dormly ngay khi phát hành, kèm nhắc nợ qua Zalo ZNS khi quá hạn.
- 6Chủ trọ
Thu tiền & ghi sổ quỹ
Quét QR VietQR, chuyển khoản hoặc tiền mặt — cả ba đều về cùng một sổ quỹ và bảng công nợ.
Bảng giá là chuỗi mốc thời gian, không phải một con số
- Điện: 6 bậc theo EVN hoặc một đơn giá phẳng
- Nước: theo m³ hoặc khoán theo số người ở
- Phí dịch vụ / vệ sinh: theo m² hoặc theo phòng
- Vé xe: xe máy xăng, xe máy điện, xe đạp, ô tô — mỗi loại một giá
- VAT: khai báo thuế suất, chỉ áp cho hợp đồng cần hoá đơn đỏ
- Giá riêng cho một phòng cụ thể khi cần
Đổi giá giữa kỳ thì sao?
| Bậc | Mức dùng | Đơn giá (đ/kWh) |
|---|---|---|
| Bậc 1 | 0 – 50 kWh | 1.984 |
| Bậc 2 | 51 – 100 kWh | 2.050 |
| Bậc 3 | 101 – 200 kWh | 2.380 |
| Bậc 4 | 201 – 300 kWh | 2.998 |
| Bậc 5 | 301 – 400 kWh | 3.350 |
| Bậc 6 | Từ 401 kWh | 3.460 |
Dựng một dãy trọ 20 phòng trong một buổi chiều
- 1
Khai báo cơ sở và ngày chốt kỳ
Tên dãy trọ, địa chỉ, ngày chốt (ví dụ ngày 20), và chọn tiền thuê thu trong kỳ hay thu riêng theo hợp đồng. Xem hướng dẫn. - 2
Tạo phòng hàng loạt theo tầng
Nhập số tầng và số phòng mỗi tầng, hệ thống tạo 201 – 212, 301 – 312… kèm công-tơ điện nước cho từng phòng. - 3
Nhập bảng giá của dãy
Điện, nước, dịch vụ, vé xe. Có bộ giá mặc định để bạn sửa lại theo thực tế thay vì khai báo từ trang trắng. - 4
Nhập người thuê và chỉ số đầu kỳ
Hợp đồng, tiền cọc, chỉ số công-tơ hiện tại. Đây là mốc để kỳ đầu tiên tính đúng — đội ngũ hỗ trợ nhập giúp từ file của bạn. - 5
Chốt kỳ thử và đối chiếu với sổ cũ
Xem trước bảng tính của cả dãy, so với sổ tháng trước. Khi hai con số khớp, bạn phát hành thật.
Hoá đơn kỳ 20/07 → 20/08
Phòng 201 · Nhà trọ Bình Thạnh
| Khoản | Cách tính | Số tiền |
|---|---|---|
| Tiền phòng | 1 tháng | 2.500.000đ |
| Điện | 84 kWh, giá bậc thang | 181.770đ |
| Nước | 4 m³ × 35.000 | 140.000đ |
| Phí dịch vụ | 25 m² × 4.000 | 100.000đ |
| Gửi xe | 2 vé × 90.000 | 180.000đ |
| VAT 8%chỉ hợp đồng có yêu cầu hoá đơn đỏ | — | 0đ |
| Tổng phải thu | 3.101.770đ |
Câu hỏi thường gặp — nhà trọ, phòng trọ
Được. Bạn khai báo 6 bậc theo biểu giá bán lẻ điện sinh hoạt của EVN, hoặc một đơn giá phẳng nếu thu theo giá cố định. Mỗi lần đổi giá tạo một mốc theo ngày hiệu lực nên hoá đơn đã phát hành giữ nguyên đơn giá cũ, còn kỳ mới dùng giá mới.
Mỗi địa chỉ là một cơ sở riêng, có bảng giá, ngày chốt kỳ và quy tắc thu tiền riêng. Gói Pro quản lý 2 cơ sở, gói Business trở lên không giới hạn số cơ sở trong cùng một tài khoản, và bảng tổng quan cộng dồn doanh thu, công nợ của tất cả.
Được. App cho người thuê là tuỳ chọn, không bắt buộc. Bạn vẫn in hoá đơn A4, gửi ảnh hoá đơn qua Zalo, hoặc thu tiền mặt và ghi nhận trong hệ thống — công nợ vẫn được theo dõi như bình thường.
Phòng dạng ký túc xá giữ được nhiều hợp đồng cùng lúc và chi phí phòng chia đều theo số giường có người ở. Phòng thường chỉ nhận một hợp đồng, nên hệ thống không phát hành hai hoá đơn cho cùng một phòng.
Bật tuỳ chọn thu tiền thuê ngoài kỳ dịch vụ ở cấu hình cơ sở. Khi đó kỳ hàng tháng chỉ chốt điện nước, phí dịch vụ và vé xe; tiền thuê có lịch thu riêng theo từng hợp đồng, hiển thị trong trang Tiền thuê.
Xem thêm hướng dẫn sử dụng hoặc bảng giá chi tiết.
Bắt đầu với nhà trọ, phòng trọ của bạn
Gửi chúng tôi file Excel hoặc ảnh sổ tay. Cơ sở đầu tiên được nhập giúp miễn phí, bạn chỉ việc đối chiếu hoá đơn hệ thống tính ra với sổ cũ.