Tiền thuê theo hợp đồng

1. Kỳ tiền thuê chạy theo hợp đồng

Kỳ tính theo ngày trong hợp đồng, không theo ngày chốt kỳ dịch vụ. Hợp đồng bắt đầu 11/09 thu 3 tháng/lần thì kỳ là 11/09 → 11/12, dù cơ sở chốt kỳ dịch vụ vào ngày 20.

2. Bật theo dõi cho từng hợp đồng

Không hợp đồng nào tự được tính. Đây là chủ ý: tiền thuê các kỳ trước khi bạn dùng phần mềm đã thu ngoài hệ thống, nên nếu tự tính từ ngày ký thì mọi hợp đồng đang chạy sẽ hiện một đống nợ ảo ngay hôm bật.

1. 1

   Bấm “Theo dõi” ở hàng của phòng

   Hợp đồng chưa theo dõi nằm ở nhóm Cần xử lý và hiện nút này.
2. 2

   Chọn mốc bắt đầu thu

   Mọi kỳ tiền thuê trước ngày này coi như đã thu ngoài hệ thống và không bị tính quá hạn. Chọn đúng ngày bạn muốn phần mềm bắt đầu tính, thường là đầu kỳ gần nhất chưa thu.
3. 3

   Chọn chu kỳ thu

   Hàng tháng, 3 tháng/lần, nửa năm hoặc theo năm. Bỏ trống thì hợp đồng dùng mặc định của cơ sở.

3. Danh sách đọc theo từng tháng

Thanh chọn tháng ở đầu trang quyết định mọi thứ bên dưới. Câu hỏi trang này trả lời là “tháng 9 có những phòng nào cần phải thu”, nên tháng là đơn vị, còn kỳ hợp đồng chỉ là chi tiết trên từng hàng.

“Cần thu” gồm cả nợ cũ

Một kỳ mở từ tháng 7 mà chưa thu thì tháng 9 vẫn nằm trong danh sách cần thu. Nợ cũ không biến mất khi bạn chuyển tháng — nếu có, đó lại đúng là những hàng đáng nhìn nhất.

• Phòng chưa xuất hoá đơn cho kỳ mở trong tháng này
• Phòng còn kỳ cũ mở từ các tháng trước mà chưa xuất hoá đơn
• Phòng đã xuất hoá đơn rồi nhưng khách chưa trả, hoặc mới trả một phần

“Đã thu” là tiền đã về, không phải hoá đơn đã xuất

Một phòng chỉ vào nhóm này khi hoá đơn tiền thuê phủ tháng đó đã được thanh toán. Số tiền trên thẻ là tiền thật sự nhận được: khách trả tiền mặt thì hoá đơn chốt ở mức chưa VAT, nên con số nhỏ hơn mệnh giá hoá đơn và đó mới là số đúng.

4. Nút “Thu tiền” làm hai việc

Một chữ cho một việc: lấy tiền của tháng này về. Hàng tự biết đó đang là bước nào.

1. 1

   Phòng chưa có hoá đơn → xuất hoá đơn

   Hộp thoại hiện kỳ, tiền thuê, VAT và tổng tiền. Nếu hợp đồng đang nợ nhiều kỳ, bạn chọn gộp mấy kỳ vào một hoá đơn — mỗi kỳ là một dòng. Hoá đơn tạo ra ở trạng thái chưa thanh toán.
2. 2

   Phòng đã có hoá đơn, khách chưa trả → ghi nhận tiền

   Mở hộp thoại ghi nhận thanh toán cho chính hoá đơn đó: tiền mặt hay chuyển khoản, vào tài khoản nào, ai thu, ngày nào. Xuất thêm một hoá đơn nữa chỉ tạo hoá đơn trùng, nên đường này không xuất lại.

Biểu tượng hoá đơn ở cuối hàng mở tờ hoá đơn của phòng, ở bất kỳ nhóm nào. Hoá đơn tiền thuê là tài liệu riêng, tiêu đề HOÁ ĐƠN TIỀN THUÊ, tách khỏi hoá đơn dịch vụ, và tải được bản Excel lẫn PDF.

5. Nhóm “Cần xử lý”

Ba trạng thái khiến một hợp đồng chưa tính được tiền thuê. Chúng giống nhau ở mọi tháng, vì vấn đề nằm ở hợp đồng chứ không ở tháng nào.

• Chưa theo dõi — chưa ai chọn mốc bắt đầu thu. Bấm “Theo dõi”.
• Hợp đồng đã hết hạn — ngày kết thúc đã qua nhưng khách vẫn ở. Không kỳ nào nằm được trong hợp đồng đó, nên phải gia hạn trước. Nút gia hạn nằm ngay trên hàng.
• Mốc thu nằm sau ngày hết hợp đồng — mốc bị đặt quá xa nên không kỳ nào dựng được, và hợp đồng chưa từng xuất hoá đơn. Sửa lại mốc.

6. Xuất Excel để đối chiếu

Nút Xuất Excel ở đầu trang tạo một file cho tháng đang xem, chia thành các mục. Hai mục đầu có dòng cộng tiền; hai mục sau chỉ liệt kê, và được bỏ hẳn khỏi file nếu không có phòng nào:

• CHƯA THU — phòng, người thuê, kỳ, số tiền và lý do (quá hạn bao nhiêu ngày, hay đã có hoá đơn mà khách chưa trả)
• ĐÃ THU — kèm mã hoá đơn và số tiền thật sự nhận được
• CẦN XỬ LÝ TRƯỚC KHI THU — lý do của từng hợp đồng
• KHÔNG PHÁT SINH THÁNG NÀY — hợp đồng đã thu tới kỳ sau hoặc chưa tới mốc theo dõi

7. Ai làm được gì

Chi tiết về tài khoản nhân viên ở Tài khoản nhân viên.

8. Vì sao không có lịch nào bị lệch

Phần mềm không lưu sẵn một bảng lịch thu. “Đã thu tới đâu” được suy ra từ chính các hoá đơn có dòng tiền phòng của hợp đồng. Hệ quả là xoá một hoá đơn tiền thuê thì kỳ tương ứng tự mở lại — không có bản ghi thứ hai nào để lệch với hoá đơn.

Bước tiếp theo

Ngân hàng, QR & thu tiền — cách tiền về và được ghi vào sổ quỹ. Phần hoá đơn điện nước, dịch vụ vẫn ở Chốt kỳ & hoá đơn.